Toimistotila Helsingin keskustassa: yrityksen vuokrausopas

Toimistotilan etsiminen Helsingin keskustasta alkaa yrityksen todellisesta käyttötarpeesta. Sijainti, tilan koko, työrauha, yhteiset tilat, palvelut ja sopimuksen ehdot vaikuttavat siihen, miten hyvin toimisto palvelee päivittäistä työtä.

Kun vertailemme vaihtoehtoja samalla pohjalla, kuukausivuokran taakse on helpompi nähdä. Toimiva valinta perustuu siihen, kuinka tilaa käytetään, mitä hintaan sisältyy ja millaisia käytännön järjestelyjä yrityksen vastuulle jää.

Millaisen toimistotilan yritys tarvitsee?

Toimiston kokoa ei kannata arvioida vain yrityksen koko henkilöstömäärän perusteella. Olennaisempaa on selvittää, kuinka moni työskentelee toimistossa samanaikaisesti ja millaisia työtehtäviä päivän aikana tehdään. Hybridityötä tekevässä yrityksessä läsnäolo voi vaihdella viikonpäivän mukaan.

Puhelut, verkkokokoukset ja keskittymistä vaativa työ tarvitsevat erilaisia tiloja. Jos samoja tehtäviä yritetään hoitaa yhdessä huoneessa, keskustelut voivat häiritä muuta työskentelyä. Erilliset kokoustilat, puhelinkopit ja hiljaiset työskentelyalueet voivat täydentää omaa työhuonetta.

Myös vieraat, säilytettävät tavarat ja käytettävät laitteet vaikuttavat tarpeeseen. Jos asiakkaita käy toimistolla säännöllisesti, vastaanoton ja kokoustilojen toimivuus kannattaa ottaa mukaan vertailuun. Säilytystarve on hyvä määritellä ennen kuin huoneen sopivuutta arvioidaan.

Suosittelemme kuvaamaan yhden tavallisen työpäivän mahdollisimman käytännöllisesti. Kirjaa, ketkä ovat paikalla, missä he työskentelevät, kuinka paljon puheluita pidetään ja mitä yhteisiä tiloja tarvitaan. Tämän perusteella on helpompi tunnistaa, mitä omalta huoneelta vaaditaan ja mitä voidaan hoitaa yhteisissä tiloissa.

Miten toimiston sijaintia kannattaa arvioida?

Sijaintia arvioitaessa kannattaa tarkastella henkilöstön tavallisia työmatkoja. Olennaisia asioita ovat käytettävät kulkutavat, vaihtoyhteydet ja se, kuinka sujuvasti toimistolle pääsee eri puolilta kaupunkia. Jos osa tiimistä pyöräilee, pyörän säilytys ja peseytymismahdollisuudet voivat olla käytännössä tärkeitä.

Asiakkaiden ja muiden vieraiden pitää löytää perille ilman tarpeetonta vaivaa. Arvioi, miten rakennuksen sisäänkäynti löytyy, kuinka vieraat ilmoittautuvat ja missä heitä voidaan odottaa tai vastaanottaa. Sijainnin toimivuus kannattaa testata samalla tavalla kuin sitä käytettäisiin tavallisena työpäivänä.

Lähipalvelut vaikuttavat siihen, miten työpäivän käytännöt järjestyvät. Lounaspaikat, kahvilat ja muut arjessa tarvittavat palvelut voivat helpottaa työpäivää, mutta niiden merkitys riippuu tiimin tavoista. Rakennuksen käyttöajat ja kulkujärjestelyt pitää tarkistaa erikseen, jos toimistolla työskennellään tavallisten toimistoaikojen ulkopuolella.

Miten pitkäaikainen toimistotarve kannattaa arvioida?

Pidemmäksi aikaa vuokrattavan toimiston pitää vastata nykyiseen tarpeeseen ilman, että päätös perustuu vain tämänhetkiseen henkilöstömäärään. Arvioi, kuinka säännöllisesti tilaa käytetään ja mitkä työtehtävät halutaan tehdä toimistolla. Samalla kannattaa tunnistaa, mitkä tarpeet voivat muuttua sopimuskauden aikana.

Mahdollista kasvua voidaan tarkastella esimerkiksi samanaikaisen käyttäjämäärän, uusien työtehtävien ja lisääntyvien kokousten kautta. Tämä ei tarkoita, että yrityksen pitäisi vuokrata mahdollisimman suuri huone varmuuden vuoksi. Olennaisempaa on kysyä, miten palveluntarjoaja suhtautuu tilantarpeen muutoksiin ja onko toiseen huoneeseen siirtyminen mahdollista.

Pitkäaikaisessa käytössä myös toimiston päivittäiset rutiinit korostuvat. Työntekijöiden kulku, vieraiden vastaanottaminen, postit, tulostaminen, siivous ja ongelmatilanteiden hoitaminen toistuvat viikosta toiseen. Niiden vastuut ja käytännöt kannattaa selvittää ennen päätöstä.

Toimiston sopivuutta voidaan arvioida myös sen perusteella, kuinka paljon yritys haluaa itse hallinnoida tilaa. Valmis palvelukokonaisuus voi vähentää erillisten hankintojen ja palvelusopimusten tarvetta, jos tarvittavat palvelut sisältyvät vuokraan. Yrityksen pitää silti tarkistaa kirjallisesti, mitä kokonaisuuteen kuuluu.

Oma työhuone, coworking vai toimistohotelli?

Oma työhuone tarkoittaa yrityksen omaan käyttöön varattua tilaa. Se voi sopia tiimille, joka tarvitsee pysyvän työskentelypaikan, enemmän yksityisyyttä tai mahdollisuuden säilyttää työvälineitä samassa huoneessa. Huoneen käyttöehdot, lukitus ja säilytysratkaisut pitää tarkistaa jokaisesta tarjouksesta erikseen.

Coworkingissa työskennellään pääasiassa yhteisellä työskentelyalueella. Se voi sopia käyttäjälle, joka ei tarvitse omaa huonetta tai pysyvää työpistettä. Puheluiden, verkkokokousten ja tavaroiden säilyttämisen käytännöt kannattaa selvittää ennen valintaa.

Toimistohotellilla tarkoitetaan palvelumallia, jossa omaan työhuoneeseen voidaan yhdistää yhteisiä tiloja ja toimistopalveluita. Tällaisia voivat olla esimerkiksi vastaanotto, keittiöt, kokoustilat, puhelinkopit ja postipalvelut. Palvelusisältö ja hinnoittelu vaihtelevat, joten ne pitää tarkistaa kirjallisesta tarjouksesta.

Oma työhuone ja toimistohotelli eivät ole toistensa vastakohtia. Oma huone kuvaa yrityksen käytössä olevaa tilaa, kun taas toimistohotelli kuvaa kokonaisuutta, johon voi kuulua oma huone ja jaettuja palveluita. Valinta kannattaa tehdä yksityisyyden, käyttötiheyden, palvelutarpeen ja kokonaiskustannusten perusteella.

Vaihtoehto	Tilan käyttö	Yhteiset palvelut	Sopiva käyttötarve
Oma työhuone	Yrityksen omaan käyttöön varattu huone	Määräytyvät tarjouksen mukaan	Pysyvä työskentelypaikka, yksityisyys ja säilytys
Coworking	Työskentely yhteisellä alueella	Määräytyvät tarjouksen mukaan	Kun omaa huonetta tai pysyvää työpistettä ei tarvita
Toimistohotelli	Oma huone voidaan yhdistää jaettuihin tiloihin	Määräytyvät palvelukokonaisuuden mukaan	Kun yritys tarvitsee oman huoneen ja yhteisiä palveluita

Miten toimiston palvelut vaikuttavat työpäivään?

Toimiston palveluita kannattaa arvioida käyttötilanteiden eikä palvelulistan pituuden perusteella. Internet, sähkö, siivous ja turvallisuus liittyvät tilan peruskäyttöön. Vastaanotto, postipalvelut ja yritysosoite voivat puolestaan vähentää yrityksen hoidettavaksi jääviä käytännön tehtäviä.

Puhelinkopit, kokoustilat ja hiljaiset työskentelyalueet vaikuttavat siihen, mitä oman huoneen sisällä täytyy pystyä tekemään. Jos yhteisiä tiloja on helposti käytettävissä, oma työhuone voidaan varata keskittymiseen ja tiimin päivittäiseen työskentelyyn. Käyttöehdot, varauskäytännöt ja mahdolliset erilliset hinnat pitää silti tarkistaa.

Myös toimistolle saapuminen kuuluu palvelukokonaisuuden arviointiin. Pyöräparkki, pukukopit ja suihkut voivat olla tärkeitä niitä käyttäville työntekijöille, kun taas toiselle tiimille vastaanotto tai kokoustekniikka voi olla olennaisempi. Yrityksen kannattaa tunnistaa välttämättömät palvelut, hyödylliset lisät ja palvelut, joita se ei käytännössä tarvitse.

Mitä toimiston kokonaiskustannuksiin kuuluu?

Kuukausivuokra on toimistotarjouksen näkyvin luku, mutta se ei yksin kerro kokonaiskustannusta. Yrityksen pitää selvittää, mitä hintaan sisältyy ja mitä palveluita laskutetaan erikseen. Kaksi samanhintaista työhuonetta voivat sisältää erilaisen määrän palveluita.

Tarkistettavia perusasioita ovat kalusteet, internet, sähkö, siivous, turvallisuus ja rakennukseen pääsy. Jos nämä eivät sisälly vuokraan, yrityksen pitää järjestää tai hankkia ne muulla tavalla. Myös käyttöönottoon liittyvä työ kannattaa huomioida vertailussa.

Vastaanotto, postipalvelut, yritysosoite, tulostaminen ja tietosuojajätteen käsittely voivat kuulua palvelukokonaisuuteen tai olla erikseen hinnoiteltuja. Kokoustilojen kohdalla pitää tarkistaa varauskäytäntö, hinta ja se, kuuluvatko mahdolliset käyttömäärät sopimukseen. Sama koskee puhelinkoppeja ja muita yhteisiä tiloja.

Tarjouksista kannattaa pyytää kirjallinen erittely. Merkitse jokaisen vaihtoehdon kohdalle kuukausivuokra, hintaan kuuluvat palvelut, erikseen veloitettavat palvelut ja käyttöönoton hankinnat. Näin vertailu perustuu samaan kokonaisuuteen eikä yksittäiseen hintalukuun.

Mitä toimiston sopimuksesta kannattaa tarkistaa?

Sopimuksesta pitää tarkistaa sopimuskausi, alkamispäivä ja irtisanomista koskevat ehdot. Jos yrityksen tilantarve voi muuttua, kannattaa kysyä myös mahdollisuudesta vaihtaa toiseen huoneeseen. Tällaisen muutoksen mahdollisuutta ei pidä olettaa ilman kirjallista vahvistusta.

Käyttöajat ja kulkuoikeudet vaikuttavat päivittäiseen työskentelyyn. Selvitä, milloin omaan huoneeseen ja yhteisiin tiloihin pääsee sekä miten työntekijöiden ja vieraiden kulku järjestetään. Tarkista myös, liittyykö lisäavaimiin tai kulkutunnisteisiin erillisiä ehtoja.

Palvelusisällön pitää vastata tarjouksessa annettuja tietoja. Kirjaa sopimukseen tai sen liitteisiin, mitkä kalusteet, yhteydet ja palvelut sisältyvät kuukausihintaan. Kysy samalla, miten mahdolliset lisäpalvelut tilataan ja hinnoitellaan.

Epäselvät sopimuskohdat kannattaa selvittää ennen allekirjoittamista. Olennaiset tiedot on hyvä saada kirjallisina, jotta yritys voi arvioida kustannuksia ja käytännön vastuita. Tarvittaessa sopimuksen tulkintaan kannattaa käyttää yrityksen omaa asiantuntijaa.

Näin vertailet toimistotiloja käytännössä

Tutustumiskäynti antaa mahdollisuuden arvioida asioita, joita pohjapiirros tai valokuva ei osoita. Istu työpisteelle, tarkista kalusteiden säädettävyys ja arvioi, miten huoneessa liikutaan. Katso samalla, mihin työvälineet ja muut säilytettävät tavarat sijoitettaisiin.

Selvitä, missä puhelut ja verkkokokoukset voidaan hoitaa. Internetyhteyden tiedot kannattaa pyytää kirjallisina ja yhteyden toimintaa voi tiedustella henkilökunnalta. Jos tilaan kuuluu puhelinkoppeja tai kokoushuoneita, tutustu myös niiden sijaintiin ja käyttöperiaatteisiin.

Käytä jokaisella käynnillä samaa tarkistuslistaa. Vertaa ainakin sijaintia, omaa työhuonetta, yhteisiä tiloja, palvelusisältöä, käyttöaikoja, sopimusta ja kokonaiskustannusta. Päätöksen pitäisi perustua siihen, miten kokonaisuus vastaa yrityksen todellista työpäivää.

Usein kysytyt kysymykset

Toimistotilan valinnassa toistuvat erityisesti kokoa, palveluita ja tutustumista koskevat kysymykset. Vastaukset riippuvat aina tarjolla olevasta tilasta ja sopimuksesta, joten yleiset periaatteet pitää yhdistää palveluntarjoajalta saatuihin tietoihin.

Miten toimiston koko kannattaa arvioida?

Arvioi ensin samanaikaisesti paikalla olevien ihmisten määrä. Huomioi sen jälkeen työpisteet, puhelut, verkkokokoukset, vieraat, säilytys ja käytettävissä olevat yhteiset tilat. Yhtä kaikille sopivaa neliömäärää ei ole.

Mitä toimiston vuokraan voi sisältyä?

Vuokraan voi sisältyä esimerkiksi kalusteita, internet, sähkö, siivous, turvallisuus, vastaanotto ja postipalveluita. Kokoustilojen, puhelinkoppien, yritysosoitteen ja tulostamisen ehdot pitää tarkistaa tarjouksesta. Palvelusisältö vaihtelee toimistojen välillä.

Voiko toimistoon tutustua ennen sopimusta?

Tutustumismahdollisuus riippuu palveluntarjoajasta. Käyntiä kannattaa pyytää, jotta yritys voi arvioida työhuoneen, kalusteet, yhteiset tilat ja kulkujärjestelyt paikan päällä. Samalla voidaan selvittää tarjouksen avoimet kysymykset.

Kenelle oma toimistohuone sopii?

Oma työhuone voi sopia yritykselle, joka tarvitsee pysyvän työskentelypaikan, yksityisyyttä tai säilytystilaa. Päätös kannattaa tehdä käyttötiheyden ja työtehtävien perusteella. Jos omaa huonetta ei tarvita, coworking voi olla vaihtoehto.

MOWin toimistotilat Helsingin keskustassa

MOW Mothership sijaitsee osoitteessa Pieni Roobertinkatu 9, 00130 Helsinki, Kaartinkaupungissa. MOWilla on yksi toimipiste. Tarjolla on omia työhuoneita neljästä neliömetristä ylöspäin.

Oman työhuoneen kuukausihinta alkaa 600 eurosta kuukaudessa + alv. Hintaan sisältyvät 24/7-sisäänpääsy, ergonomiset kalusteet, internet 500/500 Mbps, sähkö, vartiointi, siivous ja aulapalvelut. Hintaan kuuluvat myös turvatulostus, tietosuojaroskis, postilokeropalvelut ja yritysosoite.

Oman huoneen lisäksi käytettävissä on 10 äänieristettyä puhelinkoppia, kolme keittiötä, useita coworking-tiloja ja hiljainen coworking-tila. Lukittu pyöräparkki ja suihkulliset pukukopit tukevat pyörällä saapumista. Ensimmäinen tutustumiskäynti on maksuton.

Voit tutustua toimistoratkaisuihin ja arvioida, vastaako palvelukokonaisuus yrityksesi pitkäaikaista toimistotarvetta. Varaa maksuton tutustumiskierros tai ota yhteyttä, jos haluat keskustella sopivasta työhuoneesta.