Toimistohotelli – moderni tapa järjestää yrityksesi toimistotarpeet

Toimistohotelli on käsite, joka on viime vuosina noussut yhä useamman yrityspäättäjän sanastoon. Kyse ei ole pelkästään muotisanasta, vaan aidosta vastauksesta siihen, miten yritys voi järjestää toimistotarpeensa ketterästi ja kustannustehokkaasti ilman perinteisen pitkäaikaisen vuokrasopimuksen taakkaa. Olitpa kasvava startup, etätyötä tekevä tiimi tai vakiintunut pk-yritys, toimistohotelli tarjoaa joustavan tavan hankkia juuri sen verran tilaa kuin tarvitset. Tutustu toimistoratkaisuihimme ja katso, millainen ratkaisu sopii yrityksellesi parhaiten.

Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä toimistohotelli käytännössä tarkoittaa, miksi se sopii yhä useammalle yritykselle ja mitä asioita kannattaa huomioida sopivaa tilaa valittaessa.

Mitä toimistohotelli tarkoittaa käytännössä?

Toimistohotelli on palvelukonsepti, jossa yritys vuokraa kalustetun ja täysin toimintavalmiin työtilan ilman, että sen tarvitsee investoida kalusteisiin, IT-infrastruktuuriin tai pitkiin vuokrasopimuksiin. Tila on käyttövalmis heti ensimmäisestä päivästä lähtien, ja kaikki olennaiset palvelut sisältyvät kiinteään hintaan.

Käytännössä toimistohotelli voi tarkoittaa yksittäistä toimistohuonetta yhdelle henkilölle, tiimille sopivaa yksityistä toimistoa tai avointa coworking-tilaa, jossa eri yritysten edustajat työskentelevät rinnakkain. Oleellista on joustavuus: sopimukset ovat lyhyitä, tilaa voi muuttaa tarpeen mukaan ja maksat vain siitä, mitä todella käytät.

Toimistohotelli eroaa perinteisestä toimistovuokrauksesta ennen kaikkea siinä, että vastuu tilojen ylläpidosta, siivouksesta, internetyhteydestä ja monista muista arjen pyörittämiseen liittyvistä asioista siirtyy palveluntarjoajalle. Yritys voi keskittyä omaan ydinliiketoimintaansa sen sijaan, että se käyttää aikaa ja resursseja toimiston hallinnointiin.

Miksi perinteinen toimisto ei enää palvele kaikkia yrityksiä

Perinteinen toimistovuokraus perustuu pitkiin, usein kolmen tai viiden vuoden sopimuksiin, joissa yritys sitoutuu tiettyyn neliömäärään riippumatta siitä, miten liiketoiminta kehittyy. Tämä malli syntyi aikana, jolloin kasvun ennustettavuus oli helpompaa ja etätyö oli poikkeus eikä normi.

Nykypäivän yritysympäristö on erilainen. Tiimit kasvavat nopeasti, kutistuvat projektiluonteisesti tai työskentelevät hajautetusti eri kaupungeissa. Pitkä vuokrasopimus tyhjistä neliöistä on taloudellinen rasite, joka syö resursseja kehittämiseltä ja rekrytoinnilta. Lisäksi toimiston perustaminen alusta asti vaatii merkittävän alkuinvestoinnin kalusteisiin, laitteisiin ja sisustukseen.

Etätyön yleistyminen on myös muuttanut sitä, miten toimistoa käytetään. Toimisto ei ole enää paikka, jossa kaikki istuvat kahdeksasta neljään, vaan kohtaamispaikka, jonne tullaan yhteistyön, luovuuden ja tiimityön vuoksi. Tähän tarpeeseen toimistohotelli vastaa luontevasti: se tarjoaa laadukkaan ympäristön silloin, kun sitä tarvitaan, ilman ylimääräisiä kustannuksia hiljaisina aikoina.

Toimistohotellin hyödyt eri kokoisille yrityksille

Toimistohotelli ei ole vain startup-yritysten ratkaisu. Sen hyödyt ulottuvat laajasti eri kokoisiin ja eri vaiheissa oleviin organisaatioihin.

Pienet yritykset ja yksinyrittäjät

Pienelle yritykselle tai yksinyrittäjälle toimistohotelli tarjoaa ammattimaisen työympäristön ilman suuria kiinteitä kuluja. Kotitoimiston sijaan voi käydä työskentelemässä laadukkaassa tilassa silloin, kun se sopii, ja maksaa käytön mukaan. Tämä parantaa työn ja vapaa-ajan välistä rajaa sekä tarjoaa mahdollisuuden verkostoitua muiden yrittäjien kanssa.

Kasvuyritykset ja tiimit

Nopeasti kasvavalle yritykselle joustavuus on kriittistä. Toimistohotellissa tilaa voi kasvattaa nopeasti uusien rekrytointien myötä ilman, että tarvitsee neuvotella uutta vuokrasopimusta tai muuttaa kokonaan uusiin tiloihin. Lyhyt irtisanomisaika suojaa myös tilanteessa, jossa kasvu hidastuu tai toiminnan suunta muuttuu.

Vakiintuneet yritykset ja suuremmat organisaatiot

Isompi yritys voi hyödyntää toimistohotellia projektitiimien väliaikaisena tilana, satelliittitoimistona toisessa kaupungissa tai joustona tilanteessa, jossa pääkonttori on remontissa. Myös kansainväliset yritykset, jotka haluavat perustaa toimipisteen Helsinkiin ilman pitkää sitoutumista, löytävät toimistohotellista luontevan ratkaisun.

Mitä palveluita toimistohotelliin kuuluu?

Toimistohotellin palvelupaketti vaihtelee tarjoajan mukaan, mutta laadukas kokonaisuus kattaa kaiken oleellisen niin, että yritys voi aloittaa työnteon heti ensimmäisenä päivänä ilman ylimääräisiä järjestelyjä.

Tyypillisesti toimistohotelliin sisältyvät seuraavat palvelut:

Täysin kalustetut toimistotilat ergonomisin, säädettävin pöydin ja tuolein
Nopea internet ja IT-tuki
Siivous ja tilojen ylläpito
Vastaanotto- ja postipalvelut
Kokoustilojen käyttömahdollisuus, usein pakettiin sisältyen tai edulliseen lisähintaan
Äänieristetyt puhelinkopit lyhyitä puheluita ja etäkokouksia varten
Kahvi, tee ja muut perustarjoilut
Pyöräparkki, pukukopit ja suihkutilat
Yhteisölliset tilat ja tapahtumat verkostoitumiseen

Hinnoittelumalleja on yleensä useita: päiväkohtainen toimistopassi satunnaiseen käyttöön, kuukausiperusteinen sopimus yksityisestä toimistohuoneesta tai coworking-jäsenyys avoimeen työtilaan. Oleellista on, että piilokustannuksia ei ole, vaan kaikki tarvittava sisältyy sovittuun hintaan. Lisätietoa erilaisista kokous- ja tapahtumatilavaihtoehdoista auttaa hahmottamaan, millaisia kokonaisuuksia on mahdollista rakentaa.

Näin valitset yrityksellesi sopivan toimistohotellin

Sopivan toimistohotellin valinta kannattaa aloittaa kartoittamalla oman yrityksen todelliset tarpeet. Kuinka monta henkilöä tarvitsee työtilan, kuinka usein ja minkä tyyppisessä tilassa? Tarvitaanko yksityisyyttä vai riittääkö avoin coworking-ympäristö?

Seuraavat kysymykset auttavat vertailussa:

Sijainti: Onko tila helposti saavutettavissa julkisilla liikennevälineillä ja pyörällä? Onko se keskeinen asiakastapaamisia ajatellen?
Sopimuksen joustavuus: Kuinka pitkä irtisanomisaika on? Voiko tilaa muuttaa tarpeen mukaan?
Palveluiden kattavuus: Mitä hintaan sisältyy ja mistä maksetaan erikseen? Onko kokoustilojen käyttö sisällytetty?
Yhteisö ja ympäristö: Millainen tunnelma tiloissa on? Tukeeko ympäristö omaa työkulttuuria?
Skaalautuvuus: Onko tarjolla tiloja myös kasvua varten, jos tiimi laajenee?

Kannattaa myös varata tutustumiskäynti ennen päätöksentekoa. Tilojen tunnelma, muiden jäsenten profiili ja henkilökunnan palvelualttius selviävät parhaiten paikan päällä. Monet toimistohotellit tarjoavat koepäiviä, joiden avulla voi testata ympäristöä ennen sitoutumista.

Hyvä toimistohotelli ei ole pelkkä tila, vaan kokonaisuus, joka tukee yrityksesi kasvua, vähentää hallinnollista taakkaa ja tarjoaa inspiroivan ympäristön päivittäiseen työskentelyyn. Kun löydät oikean paikan, huomaat nopeasti, miten paljon energiaa vapautuu itse toimiston pyörittämisestä varsinaiseen tekemiseen.

Miten MOW auttaa toimistohotelliratkaisuissa?

Me MOW:lla olemme rakentaneet täyden palvelun toimitilaratkaisun Helsingin sydämeen, Kaartinkaupunkiin, osoitteeseen Pieni Roobertinkatu 9. Kuusikerroksinen punatiilinen rakennus Punavuoren luovalla alueella tarjoaa tilat kaikenkokoisille tiimeille yksinyrittäjistä suurempiin organisaatioihin.

Meillä saat käyttöösi:

Yksityisiä toimistohuoneita yhdestä kymmeneen henkilölle, kaikki ergonomisin, säädettävin pöydin kalustettuna
Avoimia coworking-tiloja joustavaan työskentelyyn
15 kokoustilaa ja 11 äänieristettyä puhelinkoppia
Toimistopassin, jos tarvitset toimiston vain päiväksi
Kattavan palvelupaketin: siivous, netti, kahvi, hedelmät, pyöräparkki, suihkutilat ja aulapalvelut
Vain yhden kuukauden irtisanomisajan, joten sitoudut vain sen verran kuin tarpeesi vaatii

Meillä ei tarvitse maksaa turhista neliöistä eikä piilokustannuksista. Maksat vain siitä, mitä käytät, ja sopimusta voi muuttaa tarpeen mukaan. Viikoittainen siivous, IT-tuki ja kaikki jäsenedut sisältyvät hintaan ilman yllätyksiä. Tutustu tarkemmin toimistoratkaisuihimme ja löydä yrityksellesi sopiva kokonaisuus.

Haluatko nähdä tilat omin silmin? Tule tutustumiskäynnille ja koe MOW:n tunnelma paikan päällä. Voit myös ottaa meihin yhteyttä, niin kerromme lisää ja autamme löytämään juuri teille sopivan ratkaisun.