Tietosuojaseloste
Laatimispäivä 9.1.2024
1. Rekisterinpitäjä
Sponda Oy (Y-tunnus: 0866692-3)
Yrjönkatu 29 C, PL 940, 00101 Helsinki
puh 020 43131
2. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Sponda Oy
Yrjönkatu 29 C, PL 940, 00101 Helsinki
puh 020 43131
sähköposti: privacy@sponda.fi
3. Rekisterin nimi
MOW-Asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Rekisterinpitäjä ylläpitää henkilötietoja jäsenyyksien ja vuokrattavien tilojen markkinointia, jäsenyys- ja
vuokrasopimusneuvotteluja ja sopimusten solmimista, hallinnoimista ja laskutusta sekä tilojen varausta,
palveluiden tuottamista ja asiakassuhteiden hoitoa varten.
Henkilötietoja käsitellään rekiterinpitäjän ja/tai sen konserniyhtiöiden julkaisujen, tiedotteiden ja markkinointiviestien lähettämiseen.
Henkilötietoja käsitellään lisäksi rekisterinpitäjän suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen
taikka muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin, mukaan lukien sähköinen suoramarkkinointi.
Henkilötietoja voidaan myös käsitellä luokitteluiden, ryhmien tai profiilien luomiseksi sekä markkinoinnin
kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi.
Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen, oikeutettuun etuun ja / tai rekisteröidyn suostumukseen.
Käsittelyn perustuessa oikeutettuun etuun oikeutettuna etuna on rekisterinpitäjän tarve markkinoida
tuotteita ja palveluitaan tehokkaasti sekä palveluiden kehittäminen.
Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa rekisterinpitäjän ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavan kaltaisia tietoja:
– henkilön nimi
– sähköpostiosoite
– osoite
– puhelinnumero
– sopimus-/jäsenyysnumero
– tulostinkorttikoodi
– yrityksen nimi ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjä kerää tietoja sopimuskumppaneista tunnistamistarkoituksessa (KYC) käsittäen muun muassa tiedot yrityksen vastuuhenkilöistä, tosiasiallisista edunsaajista, poliittisesti vaikutusvaltaisista henkilöistä, varojen alkuperästä, sääntelystä, pakotelistauksista ja luottoluokituksesta.
6. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisterissä olevia tietoja voidaan säilyttää niin pitkään, kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietolähteet ovat kiinteistön vuokralaiset/jäsenet, kiinteistön omistaja tai näiden edustajat ja/tai rekisteröity itse sekä rekisteröidyn toimesta tapahtuvan palvelun käytön kautta syntyvät tiedot.
Lisäksi tietolähteenä voi olla julkisesti saatavilla olevista tai kaupallisista ulkoisista päättäjä- ja yritystietokannoista sekä luottotietorekistereistä ja pakotelistoista saatavilla olevat tiedot.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajien ryhmät
Henkilötietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjä eri konserniyhtiöiden välillä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa kohteen tai liiketoiminnan myynnin, siirron tai muun luovutuksen yhteydessä.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa vuokravakuuden antaneelle taholle sekä rekisterinpitäjän ja/tai sen
konserniyhtiön rahoittajille.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa häätö- ja maksutuomioita haettaessa rekisterinpitäjän ja/tai sen konserniyhtiön toimeksiannosta vuokraperintää hoitaville rekisteröityneille perintätoimistoille sekä yleisille tuomioistuimille. Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille näiden lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
Rekisterinpitäjä, rekisterinpitäjän alihankkijat tai yhteistyökumppanit saattavat käyttää henkilötietojen
käsittelyssä apunaan yrityksiä, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella
tai käyttävät Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella sijaitsevaa työvoimaa tai muita resursseja henkilötietojen käsittelyyn. On myös mahdollista, että jokin rekisterinpitäjän valitsema yhteistyökumppani, jolle rekisterinpitäjä päättää siirtää tietoja, sijaitsee Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella, kuten Yhdysvalloissa. Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolisten maiden lainsäädäntö ei välttämättä takaa henkilötiedoille vastaavaa suojaa, kuin Euroopan unioni.
Tällaisissa tilanteissa rekisterinpitäjä pyrkii kuitenkin varmistamaan henkilötietojen suojan käyttämällä siirron yhteydessä lainsäädännön edellyttämiä suojatoimia, kuten Euroopan komission mallisopimuslausekkeita.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden
saaneilla henkilöillä.
Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Rekisteriä säilytetään sähköisesti ja suojattuna asianmukaisesti ulkopuolisilta palomuurein ja muin teknisin
suojakeinoin. Ainoastaan määrätyillä rekisteripitäjän työntekijöillä ja yhteistyökumppaneiden edustajilla
on oikeus käsitellä rekisterissä olevia tietoja.
Yllä esitettyjen toimien tarkoituksena on turvata rekisterissä säilytettävien henkilötietojen luottamuksellisuus, tietojen saatavuus ja eheys sekä rekisteröityjen oikeuksien toteutuminen.
11. Automaattinen päätöksenteko
Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille.
12. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 15
mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen
hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä
laissa säädetyin perustein.
13. Rekisteröidyn oikeus vastustaa suoramarkkinointia
Rekisteröity voi antaa Rekisterinpitäjälle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja kanavakohtaisesti mukaan lukien suoramarkkinointitarkoituksiin tapahtuva profilointi.
14. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö
tulee tehdä tässä tietosuojaselosteessa annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä
laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä
tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.
Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 15 mukaisesti.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole
noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Muut oikeudet
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruut-
taa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan 15 mukaisesti.
15. Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulisi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan lähettämällä asiaa koskevan pyynnön rekisterinpitäjälle sähköpostitse osoitteeseen privacy@sponda.fi tai kirjeitse osoitteeseen Sponda Oy, Yrjönkatu 29 C, PL 940, 00101 Helsinki.