Toimistovuokraus on monelle yritykselle yksi suurimmista kiinteistä kuluista, ja silti se jää usein kyseenalaistamatta. Perinteinen vuokrasopimus tuntuu tutulta ja turvalliselta, mutta harvoin pysähdytään laskemaan, mitä se todella maksaa verrattuna joustavampiin vaihtoehtoihin. Toimistohotelli on noussut vahvaksi vaihtoehdoksi erityisesti kasvuyrityksille, etätyöpainotteisille tiimeille ja yrityksille, jotka haluavat pitää kiinteät kulunsa kurissa. Tutustu toimistoratkaisuihimme ja katso, millainen tila sopii juuri teidän tiimillenne.
Tässä artikkelissa käymme läpi, miksi perinteinen toimistovuokra ei enää palvele kaikkia yrityksiä, mitä toimistohotelli käytännössä tarkoittaa ja milloin se on taloudellisesti järkevin valinta. Mukana on myös konkreettinen kustannusvertailu, joka auttaa hahmottamaan kokonaiskuvan.
Miksi perinteinen toimistovuokra ei enää palvele yrityksiä
Perinteinen toimistovuokra perustuu malliin, jossa yritys sitoutuu tiettyyn neliömäärään, tietyksi ajaksi ja tietyin ehdoin. Tämä rakenne syntyi aikana, jolloin lähes kaikki työ tehtiin fyysisesti toimistossa ja tiimien tarpeet pysyivät vuodesta toiseen samanlaisina. Nykypäivän työelämä on kuitenkin erilainen.
Hybridityö, etätiimit ja nopeat kasvuvaiheet tarkoittavat, että yrityksen tilatarve voi muuttua merkittävästi lyhyessä ajassa. Pitkä vuokrasopimus, joka on sidottu esimerkiksi kolmeen tai viiteen vuoteen, ei jousta tämän rytmin mukana. Yritys saattaa maksaa tyhjistä neliöistä tai ahtautua liian pieneen tilaan, koska sopimuksen muuttaminen on hankalaa ja kallista.
Piilokulujen ongelma on myös merkittävä. Perinteiseen vuokraan liittyy usein joukko lisäkustannuksia, joita ei aina huomioida alkubudjetoinnissa:
- Tilojen kalustaminen ja sisustaminen
- IT-infrastruktuuri ja verkkoratkaisut
- Siivous- ja kiinteistöpalvelut
- Neuvottelutilojen erikseen järjestäminen
- Aulapalvelut ja vastaanotto
- Sähkö, vesi ja muut hyödykkeet
Kun nämä kaikki lasketaan yhteen, todellinen hinta per henkilö kuukaudessa voi olla huomattavasti korkeampi kuin mitä pelkästä vuokrasta voisi päätellä.
Mitä toimistohotelli tarkoittaa käytännössä
Toimistohotelli on täyden palvelun työtila, jossa yritys maksaa vain siitä, mitä se käyttää. Tilat ovat valmiiksi kalustettuja, palvelut sisältyvät hintaan ja sopimukset ovat joustavia. Toimistohotellissa voi vuokrata yksityisen toimistohuoneen, coworking-paikan tai kokoustilan tarpeen mukaan joko päiväksi, kuukaudeksi tai pidemmäksi aikaa.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että yrityksen ei tarvitse investoida tiloihin ennen kuin se voi aloittaa työnteon. Muuttoaika on lyhyt, eikä toiminnan käynnistämiseen kulu viikkoja kalusteiden hankintaan tai IT-järjestelmien pystyttämiseen. Kaikki on valmiina.
Toimistohotellin palvelukokonaisuuteen kuuluu tyypillisesti:
- Kalusteet ja sisustus
- Nopea internetyhteys
- Kokous- ja neuvotteluhuoneet
- Puhelinkopit hiljaisiin puheluihin
- Siivous ja ylläpito
- Kahvi, tee ja usein myös välipalat
- Aulapalvelut ja postin vastaanotto
- Sosiaalitilat, kuten suihkut ja pyöräparkki
Toisin kuin perinteisessä toimistossa, kaikki nämä palvelut sisältyvät yhteen kuukausihintaan ilman erillisiä laskuja tai toimittajasopimuksia.
Kuinka toimistohotelli laskee yrityksen todellisia kuluja
Kustannusero perinteisen toimistovuokran ja toimistohotellin välillä tulee selkeimmin esiin, kun lasketaan kokonaiskustannus per henkilö kuukaudessa. Alla on esimerkki viiden hengen tiimistä Helsingissä.
Perinteinen toimistovuokra, 5 hengen tiimi
- Vuokra (n. 30 m², noin 30 euroa/m²): noin 900 euroa/kk
- Kalusteet ja sisustus (kertaluonteinen, jaettuna 36 kuukaudelle): noin 150 euroa/kk
- IT-infrastruktuuri ja netti: noin 100 euroa/kk
- Siivous: noin 150 euroa/kk
- Kokoustilojen vuokraus erikseen: noin 100 euroa/kk
- Kahvi ja toimistotarvikkeet: noin 80 euroa/kk
- Yhteensä: noin 1 480 euroa/kk eli noin 296 euroa/henkilö/kk
Toimistohotelli, 5 hengen tiimi
- Yksityinen toimistohuone 5 henkilölle, kaikki palvelut sisältyen: noin 200 euroa/henkilö/kk
- Kokoushuoneet sisältyvät hintaan tai ovat edullisesti varattavissa
- Ei erillisiä siivous-, netti- tai kalustekustannuksia
- Yhteensä: noin 1 000 euroa/kk eli noin 200 euroa/henkilö/kk
Toimistohotellissa säästö voi olla merkittävä, mutta rahallisen hyödyn lisäksi hallinnollinen kuorma vähenee huomattavasti. Ei enää useita toimittajia, laskuja tai huoltosopimuksia, vaan yksi yhtenäinen kuukausimaksu.
Jos tiimi käyttää toimistoa vain muutamana päivänä viikossa, säästö kasvaa entisestään. Esimerkiksi Office Pass -ratkaisulla voi varata yksityisen toimistohuoneen vain niille päiville, jolloin tiimi on paikalla, ja maksaa ainoastaan käytetyistä päivistä.
Joustavuus ja yhteisö – toimistohotellin piilotetut edut
Taloudellisten hyötyjen lisäksi toimistohotelli tarjoaa kaksi etua, joita on vaikea mitata suoraan euroissa: joustavuus ja yhteisö. Nämä tekijät vaikuttavat kuitenkin merkittävästi yrityksen kykyyn reagoida muutoksiin ja henkilöstön viihtyvyyteen.
Joustavuus epävarmoina aikoina
Lyhyet irtisanomisajat ovat toimistohotellin keskeisimpiä etuja. Kun liiketoiminta kasvaa tai supistuu, tilatarve voidaan sopeuttaa nopeasti ilman pitkiä neuvotteluja tai kalliita sopimusmuutoksia. Tämä on erityisen arvokasta startupeille, projektipohjaisesti toimiville yrityksille ja organisaatioille, jotka ovat kasvuvaiheessa.
Joustavuus ulottuu myös päivittäiseen käyttöön. Toimistohotellissa voi skaalata tilankäyttöä ylös tai alas tarpeen mukaan, esimerkiksi varata lisätilaa projektiviikoksi tai järjestää kokoustilan koko tiimille ilman erillisiä järjestelyjä.
Yhteisön arvo
Yksi asia, jota perinteinen toimistovuokra ei tarjoa, on valmis ammatillinen yhteisö. Toimistohotellissa saman katon alla työskentelee eri alojen osaajia, mikä luo luontevia mahdollisuuksia verkostoitumiseen, yhteistyöhön ja uusiin ideoihin. Tämä on erityisen tärkeää yrityksille, joiden henkilöstö työskentelee paljon etänä ja kaipaa sosiaalista kontekstia toimistopäiville.
Yhteisöllisyys ei synny itsestään, vaan se vaatii tiloja ja tapahtumia, jotka mahdollistavat kohtaamiset. Hyvässä toimistohotellissa tähän on panostettu tietoisesti, ja se näkyy arjessa.
Milloin toimistohotelli on paras ratkaisu yrityksellesi
Toimistohotelli ei sovi kaikille, mutta tietyissä tilanteissa se on selvästi perinteistä vuokraa järkevämpi valinta. Seuraavat tilanteet ovat tyypillisiä, joissa toimistohotelli tarjoaa eniten arvoa:
- Tiimi on pieni tai kasvaa nopeasti. Kun henkilömäärä muuttuu, tilatarve muuttuu sen mukana. Toimistohotellissa sopeutuminen on helppoa.
- Hybridityö on normi. Jos tiimi ei ole toimistolla joka päivä, tyhjistä neliöistä maksaminen on hukkaa. Päiväkohtainen varaus on taloudellisempaa.
- Budjetti on rajallinen tai ennustamaton. Kiinteä, kaiken sisältävä kuukausimaksu helpottaa budjetointia ja poistaa yllätykset.
- Toimistotilaa tarvitaan nopeasti. Perinteisen toimiston järjestäminen vie viikkoja tai kuukausia. Toimistohotellissa voi aloittaa lähes heti.
- Kokoustiloja tarvitaan satunnaisesti. Erillinen kokoustilan vuokraus Helsingissä on järkevää silloin, kun tila tarvitaan vain ajoittain eikä oman neuvotteluhuoneen ylläpito ole kannattavaa.
Jos yritys on vakiintunut, henkilöstömäärä pysyy tasaisena ja toimisto on käytössä lähes päivittäin, pitkä vuokrasopimus voi olla kustannustehokas ratkaisu. Mutta yhä useammalle yritykselle toimistohotelli on joustavampi, edullisempi ja hallinnollisesti kevyempi vaihtoehto.
Miten MOW auttaa kustannustehokkaiden toimistoratkaisujen valinnassa
Me MOW:lla olemme rakentaneet toimistokonseptin, joka vastaa juuri niihin haasteisiin, joita tässä artikkelissa on käsitelty. Sijaitsemme Helsingissä Kaartinkaupungissa osoitteessa Pieni Roobertinkatu 9, ja tarjoamme täyden palvelun työtilan, jossa kaikki on jo valmiina.
Meiltä löydät:
- Yksityisiä toimistohuoneita yhdestä jopa kymmeneen työpisteeseen
- Coworking-tiloja joustavaan päivittäiseen työskentelyyn
- 15 neuvotteluhuonetta ja 11 äänieristettyä puhelinkoppia
- Office Pass: yksityinen toimisto varattavissa päiväksi kerrallaan
- Kaikki palvelut sisältyen: siivous, nopea netti, kahvi, hedelmät, aulapalvelut, pyöräparkki ja suihkutilat
- Lyhyet irtisanomisajat: maksat vain siitä, mitä käytät
Olemme Suomen ensimmäinen aidosti yhteisöllinen coworking-konsepti kokoluokassaan, ja rakennuksemme 1950-luvun punatiilinen tunnelma Punavuoren luovalla alueella tekee meistä enemmän kuin pelkän toimistotilan. Meillä on myös Helsingin coworking-tila, joka yhdistää ammatillisen tehokkuuden ja aidon yhteisöllisyyden.
Jos haluat selvittää, millainen ratkaisu sopii juuri teidän tiimillenne, ota meihin yhteyttä ja jutellaan tarpeistanne. Voit myös tutustua kaikkiin toimistoratkaisuihimme ja löytää sen vaihtoehdon, joka palvelee yritystänne parhaiten ilman turhia neliöitä tai piilokustannuksia.